Résumé
La gestion des renseignements personnels est essentielle aux services de Morneau Shepell, et nous sommes déterminés à protéger votre vie privée.
Par l’entremise de sites Web et d’applications, notamment, Morneau Shepell recueille et utilise les renseignements personnels pour établir votre identité et votre admissibilité, et vous fournir des services de santé globale, de mieux‑être et de ressources humaines axés sur la technologie (comme les régimes de retraite et d’assurance collective, les programmes d’aide aux employés et les programmes de gestion des absences). Nous utilisons également vos renseignements à nos propres fins, comme l’analyse et l’amélioration de nos services et nos communications.
Veuillez vous reporter aux sections ci‑après pour obtenir de l’information détaillée sur la façon dont Morneau Shepell traite vos renseignements personnels et sur tout sujet d’intérêt dans notre politique de confidentialité.
À propos de la présente politique de confidentialité
Nous avons élaboré cette politique de confidentialité pour vous renseigner sur :
- Le type de renseignements personnels que nous pouvons recueillir à votre sujet;
- L’utilisation que nous pourrions faire de ces renseignements; et
- Vos choix en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous nous fournissez.
La présente politique s’applique à nos sites Web, à nos applications mobiles, aux services fournis au moyen de ces plateformes ou auxquels l’utilisateur a recours (comme nos services de counseling et de mieux-être), ainsi qu’à toute interaction que vous pourriez avoir avec nous (par téléphone, par courriel ou en personne). Cette politique couvre spécifiquement notre traitement des renseignements personnels permettant d’identifier les particuliers, et ne s’applique pas aux renseignements commerciaux de nature exclusive.
Certains de nos services sont fournis au nom de nos clients, ce qui signifie que nos clients sont principalement responsables de la protection de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pourrions vous fournir des services au nom de votre employeur ou du promoteur de votre régime. Dans un tel cas, nous pourrions rediriger votre question sur l’utilisation de vos renseignements personnels à notre client.
Obtenir votre consentement
Lorsque vous utilisez nos services ou interagissez avec nous, nous pourrions recueillir et traiter certains renseignements personnels à votre sujet. Si tel est le cas, nous recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels avec votre consentement aux fins pour lesquelles vous avez été informé, ou dans le cas où la loi l’exige ou l’autorise autrement. Votre consentement peut être exprès ou tacite. Par exemple, en participant à votre programme d’avantages sociaux, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels par Morneau Shepell afin de recevoir les services offerts par ce programme. Dans certains cas, nous pourrions obtenir votre consentement directement (y compris par les moyens décrits dans la présente politique). Dans d’autres cas, nous pourrions nous fier au consentement que vous avez donné à votre employeur ou au promoteur de votre programme d’avantages sociaux.
Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, pourvu qu’aucune raison juridique ou contractuelle ne nous oblige à traiter vos renseignements. Toutefois, selon les circonstances, le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous servir ou, en ce qui concerne l’administration de vos avantages sociaux, nous empêcher de traiter vos demandes.
Qui peut nous fournir des renseignements à votre sujet?
Nous recueillons des renseignements personnels comme suit :
- Directement de vous
- D’après l’utilisation que vous faites des services, programmes, sites Web et applications de Morneau Shepell
- Auprès de votre employeur, de votre association, de votre assureur ou du promoteur de votre programme d’avantages sociaux
- Lorsque vous participez à un événement organisé par Morneau Shepell ou que vous vous rendez à ses bureaux
- Lorsque vous postulez un emploi chez Morneau Shepell
- Lorsque vous formulez une plainte ou présentez une demande de renseignements
- Lorsque vous naviguez sur nos réseaux sociaux
- De tiers autorisés par la loi
Renseignements sur les enfants
Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne communiquerons pas volontairement vos renseignements personnels si vous n’avez pas atteint l’âge de la majorité dans votre province sans la permission de votre parent ou de votre tuteur légal. Si vous êtes mineur et désirez obtenir des services de counseling et de mieux‑être, votre parent ou votre tuteur légal doit communiquer avec Morneau Shepell en votre nom.
Type de renseignements recueillis et motifs de la collecte
La collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels dépendront des produits et services auxquels votre organisation vous donne accès, des produits et services de Morneau Shepell auxquels vous avez recours et des renseignements que vous nous transmettez.
Nous recueillerons et utiliserons les renseignements suivants aux fins énoncées dans le tableau ci-après.
| Catégorie de renseignements personnels | Types de renseignements que nous pourrions recueillir | Utilisation possible |
|---|---|---|
| Renseignements sur l’identité | Votre nom, nom d’utilisateur, numéro d’employé ou identifiant similaire, état matrimonial, date de naissance et sexe déclaré |
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| Coordonnées | Votre adresse de facturation, adresse postale, adresse de courriel et vos numéros de téléphone |
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| Renseignements sur l’emploi | Votre titre de poste, votre lieu de travail, votre date d’embauche, vos antécédents d’emploi, votre adresse au travail |
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| Renseignements financiers | Vos renseignements bancaires, l’adresse de courriel liée à vos transferts électroniques, les renseignements pour le paiement |
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| Renseignements sur les transactions | Renseignements sur les paiements que vous avez reçus ou faits, autres renseignements sur les produits et services que vous avez achetés auprès de Morneau Shepell, y compris votre numéro de compte client |
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| Information sur la santé | Renseignements sur l’état de votre santé physique ou mentale que nous recevons grâce à votre utilisation de nos services, au moyen des appareils connectés ou des évaluations des risques pour la santé que vous remplissez |
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| Données biométriques |
Votre poids, votre taille, votre indice de masse corporelle, votre tour de taille, vos taux de cholestérol, de lipoprotéines et de triglycérides, votre glycémie, votre pression artérielle, vos phases de sommeil et d’autres données similaires que vous fournissez ou qui sont collectées par vos appareils ou vos dispositifs portables |
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| Données sur le mode de vie | Votre consommation d’alcool, de tabac ou de nicotine, votre alimentation et votre nutrition (par exemple, le nombre de portions de chaque groupe alimentaire et les questions liées à la nutrition), votre risque de maladie cardiovasculaire, votre bien-être émotionnel (par exemple, la dépression et le stress), votre volonté de changer |
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| Renseignements sur les demandes de règlement | Information qui nous est communiquée par votre assureur, votre fournisseur de régime de soins médicaux ou le promoteur de votre régime concernant les demandes de règlement que vous avez faites au titre de votre contrat, qui peut inclure de l’information sur la santé pour laquelle vous avez autorisé le transfert |
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| Renseignements sur les interactions | Enregistrements et transcriptions d’appels téléphoniques, dossiers de communication (p. ex., courriels, lettres, clavardage en ligne, etc.) |
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| Renseignements sur les interactions numériques | Données de géolocalisation, adresse IP, données de connexion, type et version du navigateur, fuseau horaire et emplacement, types et version des plugiciels de navigateur, système d’exploitation (y compris le type d’appareil utilisé), et autres technologies comprises dans les appareils que vous utilisez pour accéder à nos sites Web ou à nos applications |
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| Renseignements sur les candidats | Curriculum vitae, lettre de présentation, lettres de recommandation, antécédents professionnels et champs d’intérêt |
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Nous recueillerons et utiliserons aussi vos renseignements aux fins énoncées ci-dessous :
- Fournir des services en votre nom ou au nom de votre employeur ou promoteur de programme d’avantages sociaux (y compris des services de santé globale et de mieux-être, de récompenses et de reconnaissance, d’aide aux employés et à la famille, des programmes de gestion de la santé, d’avantages sociaux et de placements, et des services d’administration de régimes de retraite);
- Comprendre vos besoins, la pertinence de nos produits et services pour y répondre et évaluer vos besoins futurs;
- Fournir des services adaptés à vos besoins et vous traiter de manière plus personnelle;
- Promouvoir et commercialiser nos produits et services auprès de vous;
- Améliorer les opérations de notre entreprise et la qualité de nos produits et services;
- Développer et tester de nouveaux produits et services;
- Gérer nos besoins commerciaux et opérationnels;
- Administrer et protéger la sécurité de notre entreprise, de nos sites Web, de nos applications et de nos autres services;
- Nous acquitter de nos obligations juridiques et réglementaires, y compris pour renforcer nos droits légaux; et
- À toute autre fin liée à ce qui précède.
Renseignements dépersonnalisés, agrégés et anonymisés
Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour produire des données dépersonnalisées, agrégées ou anonymisées qui ne révèlent pas votre identité. Morneau Shepell utilise ces renseignements pour réaliser des études, compiler des jeux de données agrégés, des statistiques et des rapports, et produire une analytique de nos services, de nos normes de service, de nos opérations commerciales et des tendances.
Nous pourrions divulguer des renseignements dépersonnalisés, agrégés ou anonymisés à nos clients afin de produire des rapports, y compris sur l’utilisation de nos services, et à des fournisseurs tiers pour créer du matériel de marketing, des études de cas et des analyses statistiques. Ainsi, Morneau Shepell, ses clients et leurs fournisseurs de services respectifs pourront comprendre comment nous fonctionnons, ou développer des offres, des produits et des services pertinents.
Circonstances dans lesquelles Morneau Shepell divulgue vos renseignements personnels
Morneau Shepell pourrait devoir transmettre vos renseignements personnels :
- À d’autres entités de Morneau Shepell afin de vous fournir des services, y compris à des fins de gestion ou d’administration internes;
- À des fournisseurs de services externes qui sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et qui ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer ces renseignements pour des raisons autres que la prestation de services en notre nom ou pour le respect d’obligations juridiques;
- À des tiers et des partenaires en cas de fusion ou d’acquisition, de transfert d’actif, de réorganisation ou de faillite. Ces parties sont aussi tenues de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et ne peuvent les utiliser qu’aux fins mentionnées précédemment;
- Aux agences gouvernementales, aux organismes de réglementation et aux organismes d’application de la loi pour nous acquitter de nos obligations en matière de conformité, de réglementation et de gestion des risques ou pour respecter la loi;
- Au grand public et aux autres utilisateurs lorsque vous publiez ou partagez des commentaires, des billets de blogue, des témoignages ou d’autres renseignements semblables sur nos plateformes;
- À votre organisation promotrice ou au fournisseur de votre régime de soins médicaux lorsque vous donnez votre consentement exprès ou tacite ou si nous sommes contraints par la loi de le faire.
Transferts d’information à l’étranger
Morneau Shepell est une organisation mondiale dotée de sociétés affiliées, de partenaires et de sous-traitants dans plusieurs pays du monde. Pour vous fournir des services, Morneau Shepell peut échanger vos renseignements personnels outre-frontière avec ses entités, ses sociétés affiliées, ou ses fournisseurs de services qui travaillent pour elle dans d’autres pays conformément aux lois applicables.
Parmi les pays avec lesquels nous pouvons échanger vos renseignements personnels, notons notamment les États-Unis, le Royaume-Uni, le Canada et l’Australie.
Stockage de vos renseignements
Morneau Shepell peut stocker vos renseignements personnels dans ses bases de données situées aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni ou dans d’autres pays. Certains de nos fournisseurs de services peuvent aussi stocker vos renseignements personnels et y accéder à l’extérieur de votre pays de résidence ou du pays où vous recevez des services et, dans de tels cas, ils sont assujettis aux lois de ce territoire de compétence. Ainsi, il pourrait arriver que des gouvernements, des tribunaux, des organismes d’application de la loi ou des organismes de réglementation étrangers soient autorisés à accéder aux renseignements personnels recueillis et détenus par Morneau Shepell ou par ses sous-traitants.
Si vous visitez notre site Web à partir d’un autre pays que le Canada, l’information que vous fournissez dans notre site ou lorsque vous utilisez un de nos services pourrait être échangée au-delà des frontières internationales. En utilisant notre site Web ou un de nos services, vous consentez à la collecte, au stockage et au traitement de vos renseignements au Canada et dans d’autres pays (y compris les États‑Unis, le Royaume‑Uni et l’Australie) conformément aux lois sur la protection des données applicables.
Conservation de vos renseignements
Nous ne conservons vos renseignements aussi longtemps que les contrats, les opérations ou les lois l’exigent. Lorsque nous n’avons plus besoin de vos renseignements, ils sont détruits ou dépersonnalisés.
Mesures de sauvegarde
Nous protégeons les renseignements personnels que nous détenons ou qui sont sous notre responsabilité contre la consultation, la communication, ou l’utilisation non autorisées, en ayant recours à des mesures de sauvegarde physiques, technologiques, organisationnelles et contractuelles adaptées au degré de sensibilité des renseignements.
Accès à vos renseignements
Si vous en faites la demande par écrit, nous devons vous informer de l’existence de renseignements personnels vous concernant, de leur utilisation et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. Selon les circonstances, il se pourrait que nous ne puissions pas vous fournir toute l’information demandée, et vous pourriez devoir payer des frais pour obtenir une copie de vos renseignements personnels.
Renseignements à corriger
Nous déploierons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que vos renseignements sont exacts et à jour. Si un changement ou une correction sont nécessaires, veuillez nous en informer sans tarder. Nous les apporterons. Vous pouvez passer en revue vos renseignements personnels en examinant la correspondance que nous vous envoyons, en accédant à vos comptes en ligne, ou en demandant de consulter vos renseignements personnels, comme il est décrit précédemment.
Coordonnées
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la présente politique ou de la façon dont Morneau Shepell traite vos renseignements personnels, ou si vous désirez formuler une plainte, veuillez communiquer par écrit avec notre agent à la protection de la vie privée, comme suit :
Par la poste : Agent à la protection de la vie privée
Morneau Shepell ltée
895, Don Mills Road
Tour 1, bureau 700
Toronto (Ontario) M3C 1W3
Canada
Par courriel : privacy-vieprivee@morneaushepell.com
Prenez note que nous pourrions vérifier votre identité, demander de l’information additionnelle ou travailler avec d’autres services de Morneau Shepell pour vous répondre ou traiter vos préoccupations ou votre plainte.
Changements à notre politique de confidentialité
Nous pouvons modifier cet avis de temps à autre et nous en publierons la plus récente version en ligne.
Dernière mise à jour : mars 2020