Lorsque Shaw Communications Inc. (Shaw) a établi un partenariat avec Morneau Shepell afin de concevoir pour plus de 12 000 employés non syndiqués un nouveau régime d’assurance collective — qui offrirait plus de choix d’avantages sociaux qu’un régime traditionnel — elle s’est rendu compte que le lancement de ce régime exigerait une approche novatrice.

Défi

Étant donné que les employés de Shaw sont très dispersés et versés en technologie, les méthodes traditionnelles de communication en personne et par documents imprimés ne correspondaient plus au nouveau régime d’assurance collective Mes CHOIX. En outre, Shaw tenait à aller au-delà de l’information de base et de l’administration; elle désirait que ses employés comprennent mieux le nouveau régime, soient plus conscients de leurs besoins en matière de santé et participent activement au choix de leurs avantages sociaux.

Solution

Shaw est devenue le premier client à utiliser la plateforme intégrée de Morneau Shepell pour l’adhésion annuelle, le soutien continu, l’information et la prestation de son nouveau régime d’assurance collective Mes CHOIX. Le portail intégré — Shawbenefits.ca — est le résultat de recherches approfondies qui avaient pour but d’optimiser l’expérience libre-service. Son approche centrée sur l’employé rend la navigation intuitive et conviviale, de manière à apparier les besoins des employés aux programmes appropriés. Il offre des outils complets de transactions et d’aide à la décision visant à faire en sorte que les employés tirent le maximum d’avantages du portail, en plus d’améliorer l’efficacité des programmes de l’organisation. Un autre avantage majeur du portail intégré : il offre un guichet unique et une vue d’ensemble des programmes de l’employeur en fonction des questions et des thèmes pertinents pour les employés, ce qui optimise leur sensibilisation et leur participation aux programmes de ressources humaines de l’employeur.

Shaw et Morneau Shepell ont également examiné comment ils pouvaient soutenir les employés lorsqu’ils accèdent au portail pour adhérer au régime d’assurance collective. La première étape consistait à demander aux employés de répondre en ligne à un questionnaire d’évaluation des risques pour la santé leur permettant d’obtenir des crédits. L’objectif était de créer une culture de sensibilisation à la santé et de l’associer directement aux avantages sociaux du régime d’assurance collective Mes CHOIX. Shaw prévoit également utiliser les résultats de cette évaluation pour analyser les risques pour la santé de son personnel et concevoir un programme de mieuxêtre visant à réduire ces risques.

Afin d’inciter les employés à se renseigner sur leur nouveau régime d’assurance collective, la campagne de communication MES CHOIX comprenait la création d’une application interactive (voir l’image ci-dessus) accessible au moyen d’un appareil mobile et d’un navigateur traditionnel. Cette application, un site centralisé permettant d’accéder à l’information sur les avantages sociaux, proposait des ressources interactives décrivant les composantes du nouveau régime, des capsules vidéo et des tutoriels, ainsi qu’un forum présentant des employés types qui montraient comment adapter leur régime à leur situation particulière. Huit semaines avant la date d’adhésion, une campagne de promotion a mis en vedette chacune de ces ressources interactives sous forme de capsules d’information afin de renseigner les employés sur leur nouveau régime et les éléments à prendre en considération avant de choisir les options d’avantages sociaux leur convenant le mieux, à eux et à leur famille. Enfin, les employés ont obtenu un soutien supplémentaire au moment de l’adhésion grâce à un outil d’aide en ligne qui proposait le meilleur CHOIX pour chacun des avantages sociaux en se fondant sur leur utilisation prévue du régime. En indiquant les frais médicaux et dentaires prévus pour les personnes à leur charge et eux-mêmes, les employés ont eu une occasion de mieux comprendre les options offertes et les coûts qui y sont associés, ce qui leur a permis de faire des choix éclairés.

Résultats

Durant la campagne de promotion MES CHOIX, Shaw surveillait l’accès au site où 45 000 visites ont été enregistrées, ce qui représente environ quatre visites par personne. Cette surveillance du site a confirmé que les messages envoyés étaient efficaces, ce qui n’aurait pas été le cas avec un envoi traditionnel de messages en format papier.

L’approche interactive en ligne qui présentait les nouveaux CHOIX du régime a permis de mobiliser et d’éduquer les employés de façon unique. En outre, le site de transition et le portail intégré ont permis aux employés de prendre des décisions éclairées et de tirer profit de la personnalisation des CHOIX au moment de leur adhésion en novembre 2012.

La prochaine étape de Shaw consistera à déployer l’application mobile de Morneau Shepell Mes infos-régimes, afin de rendre le régime d’assurance collective accessible aux employés partout et en tout temps. Shaw utilisera également les résultats des questionnaires d’évaluation des risques pour la santé recueillis sur le site Shawbenefits.ca pour concevoir et présenter des initiatives de mieux-être ciblées sur les problèmes de santé qui touchent réellement ses employés. Maintenant que les employés connaissent le portail, Shaw et Morneau Shepell cherchent des moyens d’optimiser son utilisation. Ensemble, elles visent à s’assurer que les employés comprennent la gamme complète d’avantages sociaux qui leur est offerte et en reconnaissent la valeur.

« En travaillant avec Morneau Shepell, nous avons pu profiter de sa connaissance approfondie des avantages sociaux et de la technologie la plus récente. Le résultat? Nos employés sont mieux informés et plus mobilisés, et ils comprennent, utilisent et apprécient leurs avantages sociaux. »
Laurie Maye
Directrice, Services partagés des RH chez Shaw Communications Inc.

Shaw a obtenu ces résultats très positifs :

Réduction des risques :

93% des employés ont répondu au questionnaire d’évaluation des risques pour la santé.

Efficacité :

97% des employés ont utilisé pour la première fois l’outil d’adhésion en ligne.

  • Administration des avantages sociaux : 80 % des employés de Shaw étaient d’avis que le portail intégré (Shawbenefits.ca) était des plus utiles, car il représentait une source unique d’information sur les avantages sociaux;
  • Information relative à la transition : 86 % des employés étaient d’avis que leur avait fourni suffisamment d’information, leur permettant ainsi de faire des choix éclairés au régime d’assurance collective Mes CHOIX;
  • Participation des employés : Une plus grande sensibilisation à la présence du programme d’aide aux employés et à la famille (le PAEF est également fourni par Morneau Shepell), car les employés qui avaient identifié des risques dans le questionnaire d’évaluation ont été orientés vers des services du PAEF; et
  • Finances/Rendement du capital investi : Un soutien à la prise de décision qui a permis aux employés de choisir les options d’avantages sociaux correspondant à leurs besoins.

Étude de cas : Shaw Communications Inc. (PDF)