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L’ACOR publie la version définitive de la ligne directrice sur la recherche des participants introuvables

Le 7 février 2019, l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a publié la version définitive de sa Ligne directrice nº 9 – Recherche des participants introuvables d’un régime de retraite (la « ligne directrice nº 9 »).

La ligne directrice nº 9 de l’ACOR a été publiée à la suite de nombreuses demandes de renseignements de la part de participants à des régimes de retraite et d’administrateurs de régimes de retraite concernant les participants introuvables. La version préliminaire de la ligne directrice nº 9 a été publiée le 21 juin 2018 et a été résumée dans le numéro d’août 2018 du bulletin Nouvelles et opinions.

La version définitive de la ligne directrice nº 9 souligne que la conservation et la tenue des dossiers sur les régimes relèvent de la responsabilité de l’administrateur, mais elle stipule que les bénéficiaires de régimes de retraite doivent veiller à tenir les administrateurs informés des changements apportés à leurs coordonnées.

Dans la version définitive de la ligne directrice nº 9, l’ACOR met de l’avant une nouvelle suggestion voulant qu’on mette en commun et coordonne les renseignements entre les diverses entités, notamment les dépositaires, les fournisseurs de services, les représentants syndicaux et les promoteurs de régimes, pour s’assurer que l’information sur les participants et les bénéficiaires demeurent à jour.

Si un participant est introuvable, la ligne directrice nº 9 recommande de recourir à toutes les méthodes « raisonnables » pour le localiser, alors que la version préliminaire suggérait d’utiliser toutes les méthodes « possibles ». La ligne directrice propose divers outils de recherche possibles, certains étant abordables, d’autres relativement coûteux. Dans sa version définitive de la ligne directrice nº 9, l’ACOR a ajouté à la liste des outils de recherche à envisager les dernières adresses de courriel connues, les annonces dans les journaux et le dépositaire ou le gardien des fonds associé au régime. L’ACOR mentionne que les administrateurs devraient tenir compte des préoccupations relatives à la protection de la vie privée lorsqu’ils mènent leurs recherches.

Comme elle l’a fait dans la version préliminaire de la ligne directrice nº 9, l’ACOR fait mention du service de réacheminement du courrier de l’Agence du revenu du Canada ainsi que de la législation sur les biens non réclamés, et elle suggère la mise en place d’une base de données ou d’un registre sur les participants manquants dans le site Web de l’employeur afin qu’on puisse y faire des recherches.


Commentaires

La ligne directrice nº 9 comporte des renseignements utiles dont les administrateurs de régimes de retraite devraient tenir compte lorsqu’ils recherchent des participants et des bénéficiaires introuvables. Elle stipule qu’il incombe aux administrateurs des régimes de retraite de mener des recherches périodiques et de tenir à jour les coordonnées des participants et des bénéficiaires, même si ces derniers ont tous deux un rôle à jouer.

La ligne directrice nº 9 recommande aux administrateurs de régimes de retraite d’élaborer une politique exhaustive qui traite de tous les volets d’un processus de recherche, notamment la fréquence des recherches. De plus, elle insiste sur la nécessité d’élaborer et d’appliquer une politique complète en matière de gestion et de conservation des dossiers.

Comme la ligne directrice nº 9 le fait remarquer, les administrateurs des régimes de retraite doivent tenir compte des préoccupations relatives à la protection de la vie privée lorsqu’ils communiquent ou rendent publics des renseignements sur les participants, même s’ils agissent dans l’intention de trouver des participants introuvables.


Nouvelles et opinions - mars 2019 (PDF)