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L’ACOR publie la ligne directrice révisée sur la communication électronique

Le 8 mai 2019, l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a publié sa ligne directrice nº 2 révisée – Communication électronique dans le secteur des régimes de retraite (la « ligne directrice »). La première version de la ligne directrice révisée avait été publiée en novembre 2018 et avait fait l’objet d’un article dans le numéro de décembre 2018 de notre bulletin Nouvelles et opinions (la « version préliminaire »). La ligne directrice a pour objet d’établir des normes et des pratiques exemplaires fondées sur des principes que devraient suivre les administrateurs de régimes de retraite, en plus des exigences législatives, dans le cadre de leurs communications électroniques. La ligne directrice révisée remplacera la version de 2002.

Différences par rapport à la version préliminaire

La ligne directrice comprend les modifications et clarifications suivantes par rapport à la version préliminaire :

  • La ligne directrice indique maintenant clairement qu’elle ne s’applique pas aux communications électroniques que les administrateurs ou promoteurs de régime de retraite reçoivent des participants. L’ACOR recommande que les communications de ces derniers en ce qui a trait à un régime de retraite soient effectuées au moyen de systèmes d’information sécurisés, mais cela ne constitue pas la responsabilité du régime de retraite.
  • La ligne directrice souligne qu’il incombe aux destinataires de s’assurer que l’administrateur du régime a dans ses dossiers leurs coordonnées à jour, afin de faciliter les communications électroniques régulières.
  • La version préliminaire prévoyait uniquement que lorsque la loi requiert que les renseignements soient fournis dans une forme précise, le contenu de la communication électronique soit identique au contenu de la version papier. Selon la ligne directrice définitive, on s’attend maintenant aussi à ce que, lorsque la loi prescrit une méthode précise de transmission de l’information, cette exigence soit respectée. Par exemple, si la loi commande la publication d’un avis dans les journaux, l’envoi d’un courriel ne suffira pas.
  • La version préliminaire et la version définitive de la ligne directrice obligent les administrateurs de régime à mettre en place un protocole en vue de protéger la sécurité des renseignements envoyés et conservés, et de récupérer les données perdues ou endommagées. La ligne directrice stipule dorénavant que le protocole devrait être revu aussi souvent qu’il est raisonnable, ainsi que lorsque de nouvelles méthodes de transmission des communications électroniques voient le jour ou que de nouvelles menaces à la sécurité sont découvertes.
  • La ligne directrice indique que les communications électroniques contenant des renseignements confidentiels devraient être envoyées aux destinataires visés par des systèmes d’information sécurisés ou être accessibles au moyen de tels systèmes, sans préciser de quelle façon. Elle mentionne clairement que l’administrateur du régime est responsable de s’assurer que le moyen de communication choisi protège les renseignements confidentiels et d’envoyer l’information seulement aux destinataires visés.

Commentaires

La version définitive de la ligne directrice inclut des clarifications utiles sur les rôles et responsabilités des administrateurs de régime de retraite et des destinataires des renseignements sur le régime de retraite. En général, la ligne directrice adopte une approche fondée sur des principes, afin de s’assurer que l’information soit fournie et que les renseignements confidentiels soient envoyés en toute sécurité. Elle exige également que les protocoles de transmission de l’information soient revus et mis à jour périodiquement, et qu’ils soient modifiés en fonction de l’évolution de la technologie ou de nouvelles menaces à la sécurité. Parallèlement à cela, la ligne directrice continue de reconnaître la nécessité de se conformer à toute exigence législative précise.


Nouvelles et opinions - juin 2019 (PDF)