Chez Morneau Shepell, nous nous engageons à protéger la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements personnels que nous recevons à votre sujet. La gestion des renseignements personnels constitue la pierre angulaire de nos services et la présente politique de confidentialité explique comment nous honorons cet engagement.

Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

En général, Morneau Shepell recueille des renseignements personnels directement auprès de vous ou de vos mandataires, de votre employeur ou de ses mandataires, de votre association, de votre assureur ou du promoteur de votre programme d’avantages sociaux. 

Morneau Shepell limite la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels aux seuls renseignements qui sont nécessaires aux fins suivantes : 

  • offrir les services pour lesquels nous avons été engagés par vous, votre employeur, votre association, votre assureur ou le promoteur de votre programme d’avantages sociaux, notamment :
    • le programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
    • les programmes et services de gestion de la santé;
    • les programmes de gestion des absences et de formation;
    • les services-conseils en matière de régimes de retraite et d’assurance collective afin d’appuyer la conception, l’administration et la gestion des régimes de retraite et d’assurance collective offerts par des associations, des assureurs ou des promoteurs à leurs employés, leurs membres ou leurs participants;
    • les services d’administration de régimes de retraite, de programmes de santé et de mieux-être et d’assurance maladie, permettant de faciliter la gestion des régimes de retraite et d’assurance collective ou des programmes d’avantages sociaux que des associations, des assureurs ou des promoteurs offrent à leurs employés, leurs membres ou leurs participants; 
    • les programmes de placement collectif et d’avantages sociaux élaborés et administrés par Morneau Shepell; 
  • informer les employeurs, les associations, les assureurs et les promoteurs de programmes, ainsi que leurs employés, leurs membres ou leurs participants au sujet de nos produits et services et de leur utilisation, et optimiser notre prestation de services globale;
  • réaliser des études, compiler des données d’ensemble et des statistiques, produire des rapports et effectuer des analyses portant sur les services de Morneau Shepell, ses normes de service et les tendances, qui serviront à Morneau Shepell, à ses clients et à leurs fournisseurs de services respectifs; ces modes de présentation de données, de statistiques et de rapports ne contiennent aucun renseignement permettant raisonnablement d’identifier une personne en particulier;
  • effectuer des vérifications générales, des contrôles de la qualité et des vérifications de la conformité réglementaire, y compris la protection de nos intérêts lors de poursuites civiles ou criminelles, afin de résoudre les litiges en cours et de faire respecter nos ententes.

Les renseignements personnels ne seront conservés que durant le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées, ou la période prescrite ou permise par la loi.

Au fil du temps, Morneau Shepell continuera de croître et de prendre de l’expansion et il est possible qu’elle procède à des acquisitions et qu’elle vende certains segments d’affaires. Étant donné que nos activités consistent principalement à fournir des services à nos clients, les renseignements relatifs aux comptes ou aux services faisant l’objet d’une vente ou d’une acquisition pourraient comprendre des renseignements personnels.

Consentement

Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne divulguerons des renseignements personnels qu’avec votre consentement et qu’aux fins déterminées, sauf si la loi l’exige ou l’autorise autrement. Ce consentement peut être tacite ou explicite. Par exemple, en participant à votre programme d’avantages sociaux, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels afin de recevoir les services offerts par ce programme. Votre consentement peut également être obtenu directement auprès de vous ou par l’entremise de votre employeur, association, assureur ou fournisseur de programme.

Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels, pourvu qu’aucune raison juridique ou contractuelle ne vous interdise de le faire. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les produits et les services que vous avez demandés et, en ce qui a trait à un régime d’assurance ou à des protections d’assurance collective, nous empêcher de maintenir vos protections en vigueur ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter. 

Mesures de sécurité

Morneau Shepell doit protéger les renseignements personnels contre la consultation, la communication, la reproduction ou l’utilisation non autorisées, en ayant recours à des méthodes de protection variées, adaptées au degré de sensibilité des renseignements. Les méthodes de protection comprennent :

  • des moyens matériels (verrouillage des classeurs, accès restreint aux dossiers et aux bureaux); 
  • des moyens techniques (mots de passe, chiffrement, pare-feu et vérifications);
  • des mesures administratives (cotes de sécurité, accès sélectif sur justification, formation du personnel, ententes de confidentialité, politiques et procédures); et 
  • une clause de confidentialité liant ses employés et ses conseillers intégrée aux contrats de travail et de services-conseils de Morneau Shepell.

Elle veillera aussi à l’élimination ou à la destruction des renseignements personnels de manière à empêcher qu’une partie non autorisée y ait accès.

Prenez note que la confidentialité et la sécurité des données ne sont pas assurées lorsque les renseignements sont transmis par courriel ou par d’autres moyens électroniques. Bien que Morneau Shepell prenne toutes les mesures requises pour sécuriser toutes les communications relevant d’elles ou transmises dans ses établissements, il n’existe aucune méthode de transmission qui soit absolument sécuritaire et toute communication de renseignements personnels risque d’être accidentellement ou délibérément interceptée par des parties externes.

Communication à des tierces parties

Il peut parfois être nécessaire de transmettre vos renseignements personnels à des tiers qui nous aident à vous fournir certains services ou à les promouvoir. Nous exigeons de ces tierces parties qu’elles assurent la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et qu’elles appliquent des règles et des normes relatives à la vie privée et à la sécurité qui se comparent aux nôtres. Lorsque nous communiquons des renseignements à ces tierces parties, nous masquons dans la mesure du possible vos renseignements personnels et nous ne leur transmettons que les renseignements personnels nécessaires aux besoins de leur demande. 

Vie privée, Internet et tierces parties

Morneau Shepell recueille de l’information sur vos visites à nos sites Web à l’aide de technologies de surveillance et de suivi appelées « témoin » (cookie) et « pixel invisible ».

Ces fichiers sont envoyés dans votre navigateur à partir d’un serveur Web et stockés dans votre disque dur pour permettre au site Web d’identifier votre ordinateur lorsque vous y retournez. Nous avons recours à ces fichiers témoins pour diverses raisons, notamment pour vous différencier des autres utilisateurs et compiler des statistiques à partir de données groupées au sujet de l’utilisation de nos sites Web. Nous nous servons aussi de ces fichiers pour personnaliser votre visite et la rendre plus efficace.

Les pixels invisibles sont de petites images de la taille d’un pixel qui possèdent un identifiant unique et qui sont incorporées dans nos sites Web. Tout comme les témoins, nous utilisons les pixels invisibles pour de nombreuses raisons, par exemple compter le nombre de visites dans nos sites Web, recueillir de l’information sur la manière dont nos utilisateurs y naviguent ou savoir quelles fonctions ou quels liens dans nos sites Web sont utilisés et la fréquence de leur utilisation.

Les sites Web de Morneau Shepell peuvent recourir à des témoins et à des pixels invisibles fournis par des tierces parties ou ils peuvent offrir des liens vers les sites de tierces parties qui ne sont par régis par la présente politique de confidentialité. Bien que nous nous efforcions d’utiliser des technologies de tierces parties qui sont assujetties à des normes élevées de protection de la vie privée et de renvoyer à des liens de telles tierces parties, notre politique de confidentialité ne s’applique pas dans le cas de tierces parties. Nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des politiques de confidentialité des tierces parties. 

Renseignements personnels en matière de santé – Solutions de soutien aux employés et Solutions en gestion des absences

En ce qui concerne les clients des Solutions en gestion des absences ou des Solutions de soutien aux employés, y compris ceux qui ont recours au programme d’aide aux employés et à la famille, les renseignements personnels relatifs à la santé recueillis aux fins de la prestation d’un service ne seront ni utilisés ni communiqués aux fins de la prestation d’un autre service. Des fichiers séparés sont créés pour chaque service qu’un client utilise, et les renseignements sur la santé contenus dans un fichier ne sont ni transmis vers un autre fichier ni combinés aux données d’aucun autre fichier. L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes ayant besoin de les consulter dans le cadre de leur travail. Morneau Shepell pourra éventuellement combiner ces renseignements à des fins d’analyse de données. Dans ce cas, ils ne seront communiqués que d’une manière qui ne pourra raisonnablement servir à vous identifier personnellement.

Exactitude et accès aux renseignements personnels

Afin d’éviter l’utilisation ou la communication de renseignements personnels erronés, Morneau Shepell prend les mesures nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis sont exacts et complets. Morneau Shepell doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant, de leur usage et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers.

En outre, Morneau Shepell doit vous permettre de consulter vos renseignements personnels à un coût correspondant aux frais réellement engagés, sauf dans certaines circonstances indiquées ci-après. Morneau Shepell peut refuser l’accès à certains renseignements personnels qu’elle possède si le coût lié à leur communication est exorbitant ou s’ils contiennent des détails sur d’autres personnes, si leur divulgation est interdite pour des raisons d’ordre juridique ou de sécurité, s’il s’agit de renseignements commerciaux de nature exclusive ou de renseignements qui sont protégés par le secret professionnel entre l’avocat et son client ou le privilège relatif à un litige, si leur contenu pourrait nuire à votre santé mentale ou à celle d’autres personnes ou si la loi nous interdit de les fournir. Morneau Shepell vous informera des raisons pour lesquelles cet accès vous est refusé. 

Vous pouvez contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. 

Préoccupations relatives à l’application et à la modification des règles de protection de la vie privée

Sous la direction du responsable de la protection des renseignements personnels, Morneau Shepell a mis sur pied des groupes de travail qui doivent assurer sa conformité aux dispositions de la présente politique, en plus d’élaborer et de mettre en œuvre des pratiques et des procédures en matière de protection de la vie privée. Les membres de ces groupes de travail proviennent de toutes les sphères d’activité de l’entreprise.

Morneau Shepell s’assure du respect de la politique de confidentialité au moyen d’autoévaluations et en vérifiant périodiquement que la politique décrit bien ses pratiques, qu’elle est accessible au public et qu’elle respecte les principes directeurs en matière de protection de la vie privée. Par conséquent, la politique de confidentialité de Morneau Shepell pourrait parfois être modifiée. La nouvelle version sera alors accessible dans le présent site Web.

Si vous avez des préoccupations à l’égard de la protection de vos renseignements personnels ou de la façon dont nous les traitons, ou si vous désirez révoquer un consentement préalablement accordé, veuillez communiquer par écrit avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin qu’il vérifie la source de vos préoccupations et règle le problème, le cas échéant.

Par la poste :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Morneau Shepell ltée
895, Don Mills Road
Tour 1, bureau 700
Toronto (Ontario) M3C 1W3

Par courriel :
privacy-vie-privee@shepellfgi.com ou privacy-vieprivee@morneaushepell.com

Conformité aux lois sur la vie privée

Morneau Shepell a pour règle de se conformer à la législation en matière de protection de la vie privée de chaque pays où elle offre ses services. Parfois, cette législation et le droit des personnes à la vie privée diffèrent entre les pays. Si vous nous transmettez vos renseignements personnels à partir d’un autre pays que le Canada, vous consentez au transfert potentiel de vos renseignements vers cet autre pays. Prenez note que les organismes d’application de la loi de votre pays, ainsi que ceux du Canada si vos renseignements y sont stockés, peuvent avoir accès à vos renseignements personnels.